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Tener un buen coste hora es fundamental para conocer márgenes reales, productividades y para poder comparar los rendimientos de distintos centros o secciones productivas.

Sin embargo, nos presentamos con dos problemas:

  1. Cada departamento calcula el coste hora persona a su manera y siempre quedan horas sin asignar a nadie, o luego los costes no cuadran con la realidad.
  2. Existen problemas adicionales al tener que cuadrar la contabilidad con la realidad. Fundamentalmente por las vacaciones (horas que se pagan pero no se trabajan) y por las pagas extras.

 

Las horas disponibles no son las mismas que las horas útiles. Siempre hacer la cuenta con las que utiliizamos de verdad.

 

En este artículo vamos a dar ideas para resolver estos problemas.

Pasos para calcular el coste hora

1. Agrupar por centros de coste

La nóminas y su detalle es de los contenidos más privados que hay en la empresa. Aunque todas las nóminas deberían ir sujetas al convenio, siempre hay diferencias en productividad, antigüedad, gratificaciones voluntarias o retenciones.

Tampoco tiene sentido que todas estas diferencias nos afecten al cálculo del coste hora. De ahí la necesidad de agrupar las nóminas por centros de coste. A la hora de agrupar los centros de coste, tengamos en cuenta las polivalencias de las personas. No hagamos asignaciones restricitvas. No sea que por querer afinar el coste hora de un  departamento concreto nos dificulte el control y nos lleve horas de trabajo adicionales por tener un sistema rígido.

 Calcula coste hora agrupando por personas con costes equivalentes, teniendo en cuenta secciones y  polivalencia.

El coste hora persona es bueno tenerlo calculado tanto para los costes directos, como para los costes indirectos. Todos los costes, incluidos los indirectos, tienen un motivo. Esa es la filosofía ABM. Lo vemos un poco más adelante en el apartado de productividad.

 

2. Fijar horas reales vs horas totales

Igual que no todo el material que entra en proceso es el que sale, en tema de horas pasa lo mismo. No todas las horas de presencia son horas de trabajo. Por dos motivos:

  1. A las horas de convenio hay que quitarle horas de absentismo y horas de formación.
  2. No trabajamos al 100%. Si fuese así no podríamos atender los picos de demanda. Tenemos que conocer cuántas horas de trabajo útiles estamos utilizando o qué capacidad estamos trabajando.

 

A continuación te dejo un ejemplo donde hay un 12% en función de las horas que utilice para calcular el coste hora.

Haciendo los cálculos de coste hora persona, en este ejemplo hay un 12% de diferencia entre dividir los costes entre las horas de convenio o las horas productivas realmente trabajadas

Fundamental controlar tanto el coste total como el detalle de las horas

 

3. Determinar la productividad

Si sube o baja la actividad, ¿cómo sé si tengo que tener 10, 15 ó 20 personas en almacén, administración o comercial? Porque no  es lo mismo procesar 100 facturas que 200, expedir 100 productos que 200 o atender 100 clientes o 200. De ahí la necesidad no sólo conocer el coste hora, sino qué funciones llevan a consumir todas esas horas y de ahí tener un índice de productividad.

Sobre mis escandallos teóricos, donde tengo calculado las horas persona necesaria, cuando incorporo las ventas de presupuesto, ¿cuántas horas de trabajo me están demandando los escandallos? De aquí sacamos la medida exacta de cuántas horas reales estamos trabajando y nuestro nivel de actividad.

Como medida buena para calcular el coste hora tenemos:

  • Coste total: coste anual persona prorrateado.
  • Horas: horas de trabajo reales determinadas por el nivel de actividad.

 

 

 

Aislando el efecto vacaciones y horas extras

Para que las pagas extras y las vacaciones no interfieran en los cálculos del coste hora y su seguimiento mensual recomendamos:

  • Pagas extras:  incorporar todos los meses a la contabiidad el prorrateo de la paga extra. Tanto si es un programa interno, como si lo lleva una asesoría externa, los programas de nóminas permiten automáticamente calcular ese prorrateo.
  • Vacaciones: llevar los costes al estándar calculado. Recordando, que las horas no son las disponibles sino las trabajadas efectivamente. De esta forma, en los meses donde se acumulan más vacaciones tendremos un coste contable más alto, pero en la contabilidad analítica el coste será más bajo. Y en el resto de meses el efecto será contrario. Tendremos más coste en la contabilidad analítica que en la contabilidad real.

 

En la siguiente presentación adjutamos un ejemplo práctico de cómo se realizan los cálculos y se hace el seguimiento:

 

Pasa a la acción

¿Qué tres cosas puedo aplicar desde ya a mi empresa?:

  • Tener los costes agrupados por personas / centros similares teniendo en cuenta la polivalencia.
  • Llevar control entre todas las horas de convenio y las horas efectivamente trabajadas.
  • Tener calculada nuestras horas productivas, nuestro nivel de capacidad.

 

 

Si tienes alguna duda sobre este tema  o quieres que te eche una mano con tu control de gestión, puedes contactar conmigo.