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CÓMO EVITAR QUE EL INVENTARIO OCULTE UNA MALA GESTIÓN

No sé si alguna vez por falta de tiempo has hecho una presentación que estéticamente estaba bien, pero con malos cimientos.

Imaginemos que es un informe financiero. Si no está bien preparado, en cuanto alguna persona empieza a profundizar en los datos, se descubre el pastel: los números no tienen soporte o son estimaciones con poco fundamento. La información preparada no sirve para tomar decisiones, es subjetiva y no cuadra con la realidad.

Igual que cuando estudiábamos e íbamos al examen con la materia cogida con alfileres. Justo es pasar el examen y no acordarse de nada.

Estéticamente todo correcto, pero internamente no funciona

Existe mucha presión en las empresas por dar buenos resultados, por salir bien en la foto. En algunas ocasiones la valoración de inventarios puede hacer que una empresa pase de pérdidas a beneficios. Y desgraciadamente sólo nos interesa el número final y no hacer las cosas cada vez mejor. Jugar con las valoraciones para estos fines, lo único que consigue es encubrir una mala gestión. Y ya hemos vivido sus consecuencias durante la crisis con entidades financieras, inmobiliarias y otro tipo de empresas.

No existe una fórmula mágica para valorar el inventario, pero el sentido común nunca falla:

El inventario debe reflejar el valor de mercado

Además, llevar un buen inventario (independientemente de su valoración) tiene gran importancia como ya comenté en otro artículo al que puedes acceder haciendo clic aquí. “Inventario el gran olvidado”.

Es posible que nuestro inventario no tenga precios estables porque está sometido a la variabilidad del mercado, y además por la actividad que desarrollemos (necesitamos tener existencias) tenga peso sobre los resultados:

  • Volatilidad en el precio de las materias primas,
  • Volatilidad en los mercados financieros
  • Mercados muy variables y riesgo de obsolescencia.

Y, en estas situaciones, ¿qué hacemos?:

  • ¿No mejorar nada de la gestión porque nuestros resultados dependen de factores externos?
  • ¿O hacerlo lo mejor posible en lo que depende de nosotros para ver si somos capaces de amortiguar la volatilidad de los mercados?

¿Qué pasa cuando tenemos inventario sin rotación?

  • Si lo vendemos por debajo de coste, contablemente damos pérdidas. El sentido común dice que es mucho mejor tener algo de dinero en efectivo que no un balance con unas cifras de inventario infladas.
  • No queremos dotar la provisión: nos engañamos a nosotros mismos diciendo que sí lo podemos vender, que ha sido una situación excepcional y no lo dotamos. Para salvar esa provisión jugamos con proveedores y clientes para hacer ventas ficticias (con devolución pactada) o depósitos de proveedores (con compromiso de re-compra).

Claro que nos equivocamos en la gestión de inventarios. Hay veces que compramos mal o en cantidades no adecuadas. Admitámoslo y pongamos los medios para minimizar sus consecuencias. No tomar decisiones lo único que hace es empeorar la situación.

Para saber más sobre la realidad de cada partida del balance echa un vistazo haciendo clic aquí a “Dame tu balance y te diré quién eres”.

Para el control de gestión es fundamental aislar los efectos para poder analizarlos en detalle. Analizar medias y números globales no nos ayuda a tomar decisiones.

La propuesta para controlar las desviaciones de la empresa es analizar de forma independiente:

  • Las desviaciones de inventario, separando el impacto de valoración y cantidad.
  • Las desviaciones de productos vendidos (COGS), separando las causas por productividad o por precio.

Aislar efecto del inventario

Aquí vamos con un ejemplo. ¿Cómo explicar la diferencia de 40 K (375 K incial y 415 K final euros de inventario)?

Trabaja siempre con costes estándar para la valoración de tu inventario y separar cuánto dinero se debe al cambio de la valoración y cuánto se debe a la cantidad.

¿CÓMO ANALIZAMOS EL SENTIDO DE LA DESVIACIÓN PRESUPUESTARIA?

El producto D es el principal causante de la desviación tanto por valoración como por cantidad. Nos tenemos que hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Han subido o bajado los días de rotación del producto D (y de todo en general)? A lo mejor ha cambiado el inventario porque ha cambiado el mix de venta.
  • ¿Estamos tomando acciones especiales para controlar y que no se estropee el producto D?
  • ¿La subida de precio es circunstancial? ¿Podemos buscar proveedores o productos alternativos?

Desviaciones por cantidad

  • Salvo el producto D, hemos bajado el inventario del resto de unidades. siempre la misma pregunta: ¿han subido o bajado los días de rotación? ¿estamos teniendo problemas de roturas de stock o paradas?

(COGS)

Una vez aislados los efectos de variación de inventario (grupo 61) como hemos visto en el apartado anterior “Asilar efectos del inventario” trabajamos con el margen de los productos vendidos sin ninguna interferencia

  • Desviación por precio: cuánto dinero nos hemos desviado del presupuesto porque hemos comprado a diferente precio. Y se puede dar priorizando las variaciones por elementos y categorías: de materia primas, de coste de personal, de costes de instalación o de suministros (electricidad, gas).
  • Desviación por productividad / cantidad: cuánto dinero nos hemos desviado del presupuesto porque estamos consumiendo más de lo que hemos previsto en los escandallos. También priorizado por elementos y categorías como en el apartado anterior.

Para profundizar más, te recomiendo leer el artículo ¿Esa desviación presupuestaria?¿Todavía la estamos buscando?.

Matemáticamente es muy sencillo realizar todas estas desviaciones. Los departamentos informáticos lo pueden hacer de forma teórica. Lo complicado es que toda esa información esté cuadrada con la cuenta de resultados. Nosotros te podemos ayudar en este proceso. No te vaya a pasar como muchos gerentes que una vez que tienen los datos de su departamento informático dicen: No me creo tus costes.

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David Díaz Robisco ayuda a gerentes que quieren controlar e impulsar su empresa a través de la creación de información relevante que alinea al equipo con el mercado y reduce los riesgos en la toma de decisiones.

Puedes ponerte en contacto conmigo a través de linkedIn o del correo electrónico david@informacionparalaaccion.com

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