CALCULANDO COSTES HORA INFALIBRES
Este artículo se lo debo a una persona de mi red de contactos. A través del Inmail de LinkedIn me pidió mi opinión sobre los puntos a tener en cuenta para confeccionar un buen coste hora. Le respondí ofreciendo mi punto de vista sobre su situación concreta.
Os animo a todos a compartir conmigo vuestras dudas (a través del correo interno de LinkedIn o en los comentarios) para daros mi opinión. No sólo os vendrá bien a vosotros que podréis contrastar otra visión, sino que servirá para escribir y resolver dudas de otras personas. Espero que os guste y sea útil.
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Esta es una de las dudas más repetidas en las empresas. ¿Cómo puedo tener un buen coste hora si los costes siempre dependen de las horas que voy a trabajar al año? ¿Cuál es el importe que tengo que aplicar? ¿El de amortizaciones de contabilidad, el precio de compra?
Lo más lógico es calcular el coste hora de la inversión en el momento de adquisición y en función del importe y su vida útil en horas. Además, el cálculo es muy fácil:
Lo complicado viene al elegir las magnitudes y aplicarles el sentido común. Vamos a ir detallando los conceptos.
Importe y tiempo a aplicar: ¿Qué valor coger y cómo calcularlo?
Si la decisión de inversión se ha tomado tras un análisis previo, esa inversión ya tendríamos que conocer el importe correcto y de utilización. Pero si no ha sido así, pues tenemos que tomar la decisión de en cuánto tiempo queremos amortizar la inversión. Aquí he visto desde empresas que exigen tres años para amortizar la inversión, hasta otras que esperan a diez años. Sin duda alguna no podemos poner normas generales. Dependerá del sector y de la filosofía de empresa, pero siempre intentar ajustar al menor tiempo posible.
Pero existen otras problemáticas que tenemos muy presente en el día a día:
- No somos competitivos aplicando el coste hora. ¿Qué hacemos?
- ¿Y si la inversión está totalmente amortizada?
Si hicimos una inversión equivocada, o el entorno ha cambiado y nos quedamos obsoletos, nos encontramos ante lo que se denominan costes hundidos. La mejor definición que he encontrado de este tipo de costes me la dieron en mi primer trabajo, cuando empecé a trabajar de cajero en un banco. El interventor me dijo:
El dinero que se va, no vuelve
Pues aquí es similar. Una vez hecha la inversión, no hay posibilidad de dar marcha atrás. Quedan varias opciones:
- Revisar todos los costes asociados para ver si en conjunto somos competitivos. Por ejemplo, si la inversión es una máquina, al coste hora hay que añadir la mano de obra directa, el mantenimiento, los repuestos, la energía, … Haz clic aquí en el artículo «Cómo repartimos los costes fijos. ¿Son de todos o de nadie?» para ver un ejemplo de logística y cómo se van agregando costes.
- Vender la inversión y recuperar lo que se pueda, si es que efectivamente podemos subcontratar más barato o hacer otra inversión más rentable.
- Asumir temporalmente como mala inversión y utilizar un coste hora de mercado hasta encontrar una alternativa. Para tener un control de las pérdidas que nos supone esa inversión, podemos llevar la diferencia de coste entre el real y el de mercado a un concepto denominado diferencias por valoración. Que todos los días y meses seamos conscientes del dinero que estamos perdiendo. Que no perdamos de vista dar una solución.
Aquí hay empresas muy valientes que se arriesgan a poner un coste 0. Y soy partidario siempre de poner el coste real. Si tenemos esa ventaja, ¿por qué no ser más agresivo o darlo directamente al margen? Pero, para que el coste sea real, hay que ir previendo todos los gastos necesarios para mantener ese nivel productivo. A primera vista se me ocurren reparaciones y mantenimiento.
No olvidemos tener en cuenta si la inversión sigue siendo realmente productiva. Es decir, si genera los suficientes ingresos por unidad de tiempo y si la producción tiene realmente la calidad requerida. y rentable.
Fijar un nivel de horas
La otra parte es fijar un nivel de horas de actividad de la empresa considerado como normal. E insisto que tiene que ser el nivel de actividad normal de la fábrica y no de cada sección. Ese número es el que debemos utilizar para tener nuestro coste hora. Lo lógico es que ese número esté determinado por el cuello de botella de la empresa.
Lo ideal sería que ese número estuviese en consonancia con el análisis de rentabilidad que se hiciese antes de realizar la inversión. Pero no siempre es posible.
Fijar un nivel de actividad normal de la empresa en su conjunto, y no de sus departamentos.
Y a partir de ahí podemos conocer el detalle de:
- Coste de subactividad: si no llegamos a las horas presupuestadas, no tendremos un coste hora mayor, sino que esas horas a las que no hemos llegado la llamamos coste de subactividad. Podemos cuantificar cuál es el coste de funcionar por debajo del presupuesto y que esta situación no empañe otras actuaciones en las que lo estamos haciendo mejor.
- Ahorro por sobreactividad: si nos excedemos de las horas presupuestadas, no tendremos un menor coste que pueda encubrir despilfarros por otros sitios, sino que esos ahorros los asignaremos a un mayor nivel de actividad.
De esta forma queda aislado el ahorro o sobre coste en función del nivel de actividad, que no desvirtúa otros indicadores de gestión.
Vamos con el ejemplo numérico. En primer lugar pondremos cómo se analizan los costes de una forma tradicional: dividiendo entre el número de unidades.
¿Cuál es el problema de esta forma de estimar el coste / hora? Que a pesar de haber doblado la productividad (de 10 uds/ hora a 20 uds /hora), el coste por unidad fabricada es más elevado (de 0,10 a 0,125). Repartimos el mismo coste entre menos horas. ¡La contabilidad está penalizando ser productivo!.
El análisis real, debería ser aislando el efecto de nivel de actividad. El incremento de productividad se debe traducir en un menor coste por unidad fabricada:
Y así es. Tendremos 6.000 euros de mayor coste por estar por debajo del nivel de actividad, pero el coste por unidad fabricada habrá bajado a la mitad (de 0,100 a 0,050). En la misma proporción que se ha incrementado la productividad (de 10 a 20 uds /hora).
Pero de verdad, ¿sólo tenemos que mirar los costes?
Para todos los que me seguís, sabéis que soy más partidario de adaptar los costes al mercado y no al revés. Soy partidario de mirar siempre el margen por unidad de tiempo. Si quieres saber por qué haz clic aquí para leer «Tus costes no te dicen toda la verdad».
Me encantará conocer cómo calculas tus costes horas o qué te parece esta metodología. ¿Qué te parece si me dejas un comentario y sirve como punto de partida para compartir y mejorar? Ayudar a otros profesionales a tener más sencillez para el día a día.
Si quieres saber más de cómo mejorar los resultados de tu empresa a través de indicadores de gestión, haz click aquí para conocer nuestra metodología ABM. Estaré encantado de acompañarte en ese camino.
David Díaz Robisco ayuda a gerentes que quieren controlar e impulsar su empresa a través de la creación de información relevante que alinea al equipo con el mercado y reduce los riesgos en la toma de decisiones.
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