Un número de por sí, no dice nada. Cuando lo comparamos entonces tiene su significado. Lo podemos tener como objetivo y como aviso para tomar acción y corregir.
La anécdota
Después de varios años sin correr ninguna carrera oficial, hace un par de meses hice una media maratón. La marca: 1:42:15.
¿Es una marca buena o mala?
Sin tener ninguna referencia es difícil contestar. Es más fácil si te digo:
- Había entrenado para bajar de 1:40.
- Mi mejor marca de hace hace 5 años está en 1:31:15.
Teniendo esa referencia, está claro que la marca está por debajo de las expectativas. Y tanto si hubiese hecho menos de 1:40, como en la situación actual sirve para analizar qué cosas hice bien, y cuáles mal.
Y todo esto tiene mucho que ver con el control de gestión.
Los estándar en control de gestión
Las ventajas de tener un estándar
El objetivos de tener medidas estándar nada tiene que ver con tener presupuestos cuadrados, ni números bonitos que enseñar ante terceros. Es la consecuencia de utilizarlos bien, pero no es su fin.
Aquí enumero una serie de ventajas de utilizar el estándar:
- Alinear a los equipos: una vez realizado el plan estratégico sus números tienen que plasmarse en los presupuestos anuales. Ya comentamos en otra publicación que a todas las personas nos gusta ser partícipes de los logros de la empresa: Cómo mola tener un objetivo.
- Favorecer el rendimiento excelente: no seas permisivo con un rendimiento normal o mediocre.Si no tenemos claros nuestros objetivos y estándares, es muy fácil dejarnos llevar por el día a día. Simplemente cumplimos. Es importante tener claras las prioridades. Que el trabajo no se convierta en pasar un día más, ser mediocres. Aprovechemos las horas que pasamos trabajando en sentirnos importantes y realizados. Aportemos y mejoremos al máximo.
- Priorizar, medir y mejorar: teniendo una medida, es mucho más fácil controlar las desviaciones, conocer sus causas y establecer planes de acción para mejorar.
Cómo tener el estándar bien calculados
Se trata de construir bien desde abajo, para luego tener un número global que funcione y se pueda seguir . El papel la aguanta todo. Pero es mucho mejor trabajar bien a la primera y con lógica. Sin cuadrar los números «a machete», sino buscando sus causas. Sólo si un presupuesto está bien hecho, se puede hacer seguimiento y se pueden anticipar los resultados de las modificaciones.
Todos los números tienen que tener un sentido. Todos los números tienen que tener un sentido. Si cambiamos los precios de venta, cambia el escandallo, hay modificaciones en los precios de compra, hay un plan comercial que favorece la venta de unos productos en detrimento de otros tiene que afectar a los números que hemos hecho de una forma concreta. No vale decir que estimamos que va a afectar en tanto, tenemos que tener claro, y sin trabajar de forma extra, lo que a pasar.
Si queremos tener bien calculado el COGS (coste de las ventas), no vale con tener el margen bruto porque sí, sino que tenemos que saber:
- Precios estándar: los márgenes de fábrica, no se pueden ver afectados por la labor que haga comercial. Y en el otro sentido también es válido. Porque los costes sean mayores en fabricación, no tiene que afectar a la labor comercial. Trabajar con precios estándar (o de transferencia) hace que podamos separar los efectos de comercial y los de fabricación.
- Unidades que se van a vender por cada producto: sino, ¿cómo vamos a saber si la desviación en margen bruto se debe a que hemos cambiado al mix de venta.
- Costes estándar: libro de escandallos por producto, con su cantidad y su precio. Cuando surjan las desviaciones, sepamos dónde buscarlas. Todas las desviaciones tienen dos causas: o es porque ha cambiado el precio (de compra, de venta) o porque ha cambiado la cantidad (se consume más o menos).
Una vez que tenemos estos estándar es muy fácil controlar las desviaciones y tomar acciones de mejora.
Pasa a la acción
Tanto para presupuestar, como para hacer seguimiento compara siempre con los estándares. Ten claros estos tres tipos de estándares:
- Unidades: para conocer las desviaciones por mix de producto.
- Precios: trabaja con precios estándares. Que los efectos de comercial y fabricación no estén mezclados y puedas conocer la responsabilidad de cada área.
- Costes: precios de compra como sus unidades. Para poder conocer las desviaciones por cambios en precio de compra o por mayores/menores consumos de los presupuestados.
Si no sabes cómo obtenerlos puedes empezar tomando como referencia los del mes / año anterior. Pero si quieres que siempre esté cuadrado con la cuenta de resultados, nosotros te podemos ayudar a implantarlo.
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