DAME TU BALANCE Y TE DIRÉ QUIÉN ERES

Existe una sensación generalizada de que la contabilidad es un mal necesario que sólo sirve para pagar impuestos. Se piensa que el departamento de contabilidad, o las asesorías, poco pueden aportar para que los negocios vayan mejor. Sin embargo, mi opinión es que

Coincido con todos aquellos que dicen que la contabilidad no es nada intuitiva y que además es muy aburrida. No me extraña que muchos piensen que es complicado hablar con contabilidad. Hace años asistí a uno de los cursos de formación del Nuevo Plan General de Contabilidad. En los dos días de duración no hubo lugar ni a un minuto para la sonrisa por parte de los formadores. Siempre hablando en términos muy técnicos y sin ninguna anécdota divertida.

Mi intención en este artículo es explicar de una forma más intuitiva para qué el balance y qué es lo que tenemos que mirar en cada una de las partidas. Mi recomendación es siempre tener el balance (activo y pasivo) en una hoja para tener una visión global.

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Pide a tu departamento de contabilidad que te saque un listado con todos los bienes que ha dado de alta. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Tiene sentido todos los conceptos que se han dado de alta? ¿Los tienes identificados?
• ¿Se pueden vender por el valor que figura en contabilidad?

He visto usar esta partida usada para “maquillar” balances, tanto para dar mayor beneficio, como para no dar beneficio y pagar menos impuestos:

• La cuenta de reparaciones a veces está inflada con inversiones reales que se pasan por pérdidas y no por inversión. No quedan nunca reflejados en el balance de contabilidad y, en teoría, tampoco se pueden vender.
• La cuenta de inmovilizado a veces está inflada para no empeorar la cuenta de resultados.  Se suelen incluir gastos relevantes como mayor valor de las inversiones diciendo que ese bien tiene mayor valor en el mercado tras la reparación, cuando en realidad no cambia el valor de mercado.

Si el inmovilizado es intangible (patentes, marcas, desarrollos de I+D), tangible (suelo, terrenos, máquinas, utillajes) o inmobiliario (inversiones financieras) es lo de menos. Lo importante es:

Al apartado de inversiones y cómo financiarlas no se le da el valor que se merece. Todas las inversiones disminuyen la liquidez de la empresa. Antes de realizar cualquier inversión, ¿hemos calculado si es rentable? ¿Sabemos cuánto dinero más vamos a generar o cuánto vamos a ahorrar? ¿Nos hemos preguntado si un proveedor o un cliente nos pueden ayudar a financiarla?

Si los clientes piden exclusividad de producto, y nos vemos obligados a realizar inversiones adicionales:

• ¿Tenemos un contrato con penalizaciones al cliente si no cumple un determinado nivel de ventas?
• ¿Se compromete el cliente a pagar parte o el total de las inversiones realizadas para personalizar su producto?

También es muy habitual pagar al proveedor las inversiones en vez de al contado, poniendo un sobrecoste sobre un determinado número de piezas.

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Existencias

¿Cuánto roto las existencias?

Existencias

—————–   x 365 días = número de días que tengo las existencias en el almacén.

Ventas

Todos los días que salen es el tiempo que tienes el dinero bloqueado. ¿Hay alguna forma de bajar los días de existencias en el almacén?

Pide un listado de las existencias que tienes en la empresa ordenado por importe total de mayor a menor valor, y con su antigüedad.

¿Cuánto material tengo sin rotar más de seis meses o un año? ¿Realmente tiene valor? ¿Estoy controlando que no se queda material obsoleto en el almacén y que le doy salida?

Ojo, porque aquí también se suelen hacer trampas en contabilidad:

• Material antiguo valorado como nuevo
• Cambiar las referencias de material con el proveedor para que aparezca como nuevo y no antiguo.

Aquí la contabilidad es tramposa. La disminución del valor de las existencias va directamente a pérdidas. Sin embargo, es mucho mejor hacer líquido el material obsoleto aunque sea con pérdidas, que tener en contabilidad mercancía con un valor que no tiene salida en el mercado y que nunca se puede hacer dinero.

¿Cuánto material tengo sin rotar desde hace seis meses?

¿Cómo puedo bajar los días de inventario?

Clientes

—————–   x 365 días = número de días que estoy sin cobrar de los clientes

Ventas

Pide un listado de los saldos pendientes de cobro a clientes, antigüedad y límite asegurado:

• ¿Hago seguimiento de los cobros pendientes de mis clientes?
• ¿Tengo mis ventas en los límites del seguro? ¿Tengo un procedimiento para cuando se excede el riesgo de pasar las ventas a contado?
• ¿Están informados todos los departamentos de los límites de riesgo y su situación?

¿Cuántos días estoy financiando a mis clientes?

¿Todo lo que tengo pendiente de cobro, lo puedo cobrar?

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Todo el dinero generado por la actividad, además de las aportaciones de los socios.

¿Cuál es la rentabilidad del dinero invertido en el negocio?

 Beneficios anuales

—————————– = % rentabilidad

Fondos propios

¿Podría conseguir más rentabilidad por mi dinero en otro sitio? ¿Es necesario que todo el dinero esté en el negocio, o puedo sacar parte de mi inversión vía dividendos?

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Fundamentalmente se trata de la deuda a largo plazo.

¿Tengo planificado el pago de mi deuda a largo plazo?

Es tan fácil como calcular cuáles son los vencimientos anuales de la deuda, y hacer una pequeña previsión de si el negocio genera el suficiente dinero para ir haciendo frente al vencimiento de la deuda. ¿Sé cuál es el nivel de ventas me permitirá hacer frente al pago de mi deuda?

Deuda a corto plazo

¿Podré renovar la financiación a corto plazo con el banco?

Siempre que se pueda, es mejor luchar por conseguir financiación a largo plazo. Puede que cueste más conseguirla, pero no se está en la incertidumbre de saber si te la van a renovar o no. Por otro lado, para descontar papel, si los clientes son buenos, siempre habrá menos problemas.[/vc_column_text][vc_column_text]

Proveedores

—————–   x 365 días = número de días que me financian mis proveedores

Compras

¿Cuál es tu situación?

• Ideal: Número de días de cobro de clientes < Número de días de pago a proveedores
• Necesidad de financiación: número de días de cobro a clientes > Número de días de pago a proveedores

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Esta es la clave del funcionamiento operativo de la empresa. Tener una previsión de ingresos (deudores comerciales) y pagos (proveedores). Debe ser lo más realista posible. Si siempre tenemos problemas para cobrar a un cliente porque se retrasa, metamos para la previsión la fecha real, y no la fecha teórica.

Para una mejor planificación de la tesorería, y no tener que estar constantemente mirando los saldos de las cuentas, es más que recomendable:

Espero que todas estas aclaraciones sobre el balance te ayuden a reflexionar y a controlar mejor tu empresa. ¿Usas el balance de alguna otra forma para hacer seguimiento de tu negocio? Me encantaría conocer tu opinión.

David Díaz Robisco ayuda a gerentes que quieren controlar e impulsar su empresa a través de la creación de información relevante que alinea al equipo con el mercado y reduce los riesgos en la toma de decisiones.

Puedes ponerte en contacto conmigo a través de linkedIn o del correo electrónico david@informacionparalaaccion.com

“La suerte no existe eres tu quien la trae” 

Me encantaría conocer tu opinión. Deja un comentario