En control de gestión es fundamental tener una serie de números gordos claros. La cuenta de la vieja nunca falla. Para analizar el detalle está la tecnología: ERPs y BI.

El control de gestión y la cuenta de la vieja tienen mucho que ver.

La anécdota

En una conversación reciente con una persona de mi red de contactos, me comentaba que tenía la impresión de ir constantemente a salto de mata. No podía planificar.

Es responsable de una unidad productiva donde su principal cliente son empresas del grupo. Constantemente tiene cambios en la planificación de la producción. Aunque su principal cliente no fuese la matriz, los problemas serían los mismos. Los clientes almacenan poco producto. Quieren un proveedor que le de servicio a sus cambios de necesidades de un día para otro.

Y yo le preguntaba, ¿no tienes un «número gordo» en la cabeza que te sirva para saber?:

• Cuánto vas a ganar ese mes.
• Si tienes o no capacidad con las personas y las máquinas actuales.
• Si vas cumplir plazos.

La realidad

Es una situación muy común no tener ningún número en la cabeza. El día a día nos come nuestra capacidad de planificar.

A posteriori, se hacen muchos cálculos. Justificamos lo que ha pasado. Se asignan costes indirectos siguiendo criterios subjetivos como el porcentaje de facturación. Claro, luego si al siguiente mes cambian las ventas y el coste de producto cambia. Un ejercicio teórico impecable para tener una contabilidad de costes que es incapaz de decirme si:

• Tengo los costes de estructura adecuados: tan fácil como saber si necesito más o menos personas en almacén, mantenimiento, jefes de turno (porque necesito más o menos turnos), personas en atención al cliente, departamento de calidad, red de ventas, …. Ojo, porque muchas veces facturar más cuando todo está bien organizado, no significa tener que crecer en costes de estructura.
• Voy a cumplir con los plazos de entrega: fundamental y clave si queremos seguir teniendo clientes.
• Cuánto dinero voy a ganar: conocer con anticipación el margen de cada producto porque tengo mis estándares, o por si puedo dirigir los esfuerzos de comercial a la venta de productos que más me convengan.

Ejemplos de números gordos – la cuenta de la vieja

A continuación voy a poner algunos ejemplos para tener unos números rápidos que nos permitan conocer nuestra realidad.

1. Margen bruto

Este es el número más fácil para saber si voy a ganar o no dinero sin necesidad de tener una contabilidad de costes:

• Margen bruto: (precio de ventas – costes de materiales y comerciales) / precio de venta
• Costes fijos: lo que nos cuesta cada mes tener la empresa en marcha. Independientemente que sean costes directos o indirectos.

Esta fórmula más o menos viene a decir cuánto dinero nos queda después de sacar nuestro producto por la puerta. Y si ese dinero que queda, es capaz o no de cubrir los costes fijos. Este margen bruto se puede ver afectado por:

• Cambios en la tarifa: echa un vistazo a Jefe vamos caros, porque tanto subir como bajar la tarifa tiene sentido si se tienen los objetivos claros.
• Menores productividades o mayores costes de materiales: todo aquello que va directamente contra nuestro margen bruto. Puedes echar un vistazo a margen, margen, margen,

2. Busca una unidad equivalente

Tampoco hace falta tener una contabilidad de costes, pero sí los conceptos claros. Pueden ser kilogramos / litros procesados, unidades vendidas lo que sea. Si no son unidades homogéneas, hay que buscar la equivalencia. Dos de esta familia equivalen a una de esta otra o similar. Y a partir de esa unidad equivalente saber:

• Una unidad supone facturar tanto.
• Una unidad supone que me queda tanto margen.
• Una unidad supone que necesito tantos recursos.

No hace falta que los cálculos sean exactos, pero sí aproximados. Es mucho mejor tener un número, que no tener un número. Es mejor saber a primera vista si vamos a poder servir a tiempo, tener capacidad o saber de ante mano cuánto dinero nos va a dejar, que no saber nada. Y ese número y su validez, una vez que lo tenemos, podemos ir revisándolo con el tiempo.

Cuando yo tenía mi empresa de calefacción eléctrica, tenía siempre en mente cuánta facturación, cuántas personas y cuánto dinero me dejaba cada radiador (independientemente si era gama premium, media o básica). Ojo, porque los números no te aseguran que tu negocio vaya bien. Lo que sí que hace es anticiparte lo que va a pasar.

En mi caso, en 6 años llegamos a facturar de 0 a 12 MM, y luego en dos años quebramos. No fue por los números (que ya veía yo que no íbamos a llegar), sino porque hicimos otras cosas mal. Si quieres saber los motivos echa un vistazo a Lecciones de una quiebra. Claves para tener éxito.

3. Trabaja con estándares y sus desviaciones

Fundamental para poder analizar los efectos. Cuando la empresa no va como se había previsto, hay que analizar las causas y sus desviaciones.

Ojo, no desde un punto de vista teórico. Quiero decir, no vale aplicar a cada desviación uno euros estándar. Si lo hacemos así, luego nos damos cuenta que seguimos haciendo un ejercicio teórico porque no cuadra con la cuenta de resultados.

Se trata de conocer los estándares reales (no los calculados con colchones por si acaso) y a partir de ahí analizar las desviaciones para que cuadren con la cuenta de resultados. Desde aquí, podemos ayudaros desde ABM Modelling® a analizar las causas de lo que está pasando aislando os efectos. Te permite priorizar por importe total las causas por las que no se cumplen las previsiones. Y el análisis siempre es muy fácil, porque sólo hay dos motivos y siempre está cuadrado con la cuenta de resultados real:

• Desviaciones por precio: por no vender a tarifa, por no comprar al precio estipulado, porque nuestras horas / persona son más caras, …. . Desde ABM Modelling® te indicamos por importe cuál es la desviación más importante, para que puedas actuar.
• Desviaciones por cantidad: por no ajustarnos al escandallo (materiales u horas) o por cambiar el mix de producción y venta. ABM Modelling® te ayudamos a indentificar por importe dónde están los mayores problemas o también los mayores beneficios.

Y no sólo te permitirá analizar las desviaciones por departamento y producto, sino también por cliente. No son cálculos teóricos. Para saber más de las desviaciones por precio y cantidad, echa un vistazo a ¿Esa desviación presupuestaria? Todavía la estamos buscando.

Pasa a la acción

Ten claro para todos los siguientes números gordos:

• Margen bruto y costes fijos: a partir saber tu punto de equilibrio. Cuál es el nivel de facturación a partir del cual ganas dinero.
• Unidad equivalente y sus estándares: un unidad cuánta facturación, coste, recursos y margen supone.
• Libro de estándares real y sus desviaciones: aquí desde ABM Modelling® te podemos ayudar a tener unos estándares que cuadran con la cuenta de resultados y un análisis por desviaciones analizando sus causas y priorizando los importes: por precio y por cantidad.

>> Si quieres una demo de cómo funciona a herramienta ABM Modelling®, ponte en contacto conmigo a través de LinkedIn o del correo (ddrobisco@braintrust-cs.com). Esta herramienta organiza los datos de tu ERP y de todas tus fuentes externas para darte indicadores que puedas controlar y que te ayuden a mejorar tus resultados.

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