LA INFORMACIÓN TIENE FECHA DE CADUCIDAD
¿Qué información pedimos para controlar e impulsar nuestras empresas? ¿Qué periodicidad tiene? ¿Qué decisiones tomo con ella?
Si no usas la información para tomar decisiones, ¿entonces para qué la quieres? Porque la información que se prepara, sino se utiliza sí que es cara. Las decisiones no son sólo para cambiar la tendencia negativas, sino también para fomentar las buenas prácticas. El mercado está cambiando muy rápidamente, y lo que hoy es útil, mañana es obsoleto.
La información cuesta diseñarla la primera vez, luego es casi un copiar y pegar. Donde está la diferencia es en cómo utilizamos la información. Algunas pistas para saber cuál es la utilidad de la información.
Fundamental para saber cómo va la empresa. Más allá del dato podemos preguntarnos:
¿Se está siguiendo y cumpliendo la estrategia comercial o hay factores externos que no se tenían contemplados?
¿Cuál es la opinión de tus clientes? ¿Qué están valorando para seguir comprando? ¿Qué opinan los clientes de nosotros?
Si algo funciona bien, ¿sabemos las causas? ¿o nos enamoramos del número?
Si algo funciona bien, ¿ayudamos con propuestas a mejorar? ¿hacemos seguimiento de las acciones que llevamos a cabo?¿sabemos por qué no nos compra nuestro cliente?
Las quejas de los equipos de ventas van enfocadas a que no se comparten las buenas prácticas. Por una parte la empresa no establece los mecanismos para difundirlas, y muchas veces dice no tener tiempo de escucharlas. Y por otro lado, a los equipos de trabajo que no les gusta compartirlas porque piensan que pierden poder.
Las formaciones bien preparadas con información de los equipos comerciales (entrevistas, acompañamiento y/o mistery shopper) y de la dirección son un buen medio para compartir conocimiento.
No es la primera vez que desde dirección me comentan qué buena idea has tenido. Siempre es la misma contestación. Tú eres el que más sabe de tu negocio. Lo único que hago es escuchar a los equipos y las necesidades que me transmite la empresa para facilitar la información relevante.
Tan importante es vender, como ganar dinero. ¿Cuál es mi margen bruto?
¿Sé cuánto estoy ganando de más o perdiendo por temas internos: costes de fabricación, variación de precios de compra? ¿Puedo hacer algo por mejorar? ¿Sé cuáles son los proveedores o procesos que más impacto tienen? ¿Cómo lo controlo? ¿Qué negocio con ellos?
¿Sé cuánto estoy ganando de más o perdiendo por variar la tarifa de precios? Las diferencias por precio y por cantidad (ver artículo Un truco para analizar las desviaciones).
Aquí el nivel de detalle y el coste para analizarlo es importante. Todo el tiempo que metamos en analizar, tiene que ser porque estamos seguros que actuando vamos a recuperar el coste de analizarlo.
Independientemente del detalle, hay rankings muy fáciles de sacar sin coste:
Clientes, márgenes y evolución
Productos, márgenes y evolución
Referencias de compra y evolución de precios
Proveedores y evolución de cifra de negocio.
Si estás en contacto con los proveedores, ¿no puedes saber con anticipación la evolución de los precios? ¿Y si puede haber diseños alternativos que manteniendo la funcionalidad sean más económicos? Y si no hay remedio, ¿no puedes hablar con los clientes? ¿cuántas veces ante una subida de precios hemos conseguido anticipar pedidos?
Aquí los más importante suelen ser los costes de personal y debemos tenerlos bien identificados:
¿Cuánto estamos fabricando al día / semana / mes? Como suele haber variedad de producto, lo más fácil es convertirlo a dinero sino tenemos una unidad homogénea.
¿Estamos subiendo o bajando la productividad? ¿Sabemos por qué?
Los objetivos de la empresa son responsabilidad de todos los departamentos que tienen que estar enfocados a cliente. Poco sentido tiene en este apartado conocer las productividades de las secciones. Lo importante es saber cuánto se está facturando y eliminar los cuellos de botella.
Recuerdo recientemente en un Día del Padre en un restaurante de una cadena con muy buena publicidad y atención al cliente. Ese día hubo un problema en la cocina. El servicio fue excesivamente lento, y además de la mala imagen que proyectaron, todo lo que dejaron de facturar no sólo ese día sino a futuro.
Aunque todo lo demás fuese perfecto (ambiente, camareros) hay que mirar la imagen final de la empresa. Y, sabiendo que las cosas iban a ir mal, hubiese sido muy recomendable avisar a los clientes que la espera iba a ser mayor de lo habitual y haberles compensado con algún descuento para una próxima visita.
¿Es caro o barato tener buena información de lo que sucede en la empresa?
La información más cara del mundo es la que pedimos para no hacer nada con ella. La más habitual suele ser la que se pide para enamorase del dato: bien para decir lo buenos que somos si todo marcha bien; o bien para echar la culpa a otro departamento cuando las cosas van peor de lo esperado.
La información más barata es la que utilizamos para mejorar la empresa, para compartir buenas prácticas, para eliminar cuellos de botella, para conseguir los objetivos empresariales.
Y si te cuesta más sacarla que el beneficio que obtienes, no la saques, será que no es relevante.
Algunas pistas de cómo darle valor a la información:
David Díaz Robisco ayuda a gerentes que quieren controlar e impulsar su empresa a través de la creación de información relevante que alinea al equipo con el mercado y reduce los riesgos en la toma de decisiones.
Puedes ponerte en contacto conmigo a través de linkedIn o del correo electrónico david@informacionparalaaccion.com
