LAS 7 LIMITACIONES DE PRESUPUESTAR EN EXCEL

– ¿Qué presupuestamos para este año?

– Vamos a considerar que incrementamos las ventas un 10% y mejoramos el margen en 0,5%.

– ¿Y cómo lo vamos a hacer? ¿Qué productos vamos a vender más? ¿Cuántos clientes nuevos vamos a captar? ¿Cuánto vamos a gastar en hacer una nueva campaña de marketing?

– No lo sé. Tú incorpora esas hipótesis al presupuesto que luego ya veremos cómo lo sacamos.

– Pero comercial se está quejando que no puede vender más. No tienen claras las prioridades de los productos que tienen que vender. Se les dice que venda todo lo que puedan y luego desde fábrica no se puede servir tan rápido como quiere el cliente. Todo tiene prioridad número uno. Estamos entregando mal. Y sin una política clara. Si no cambiamos nada, seguiremos así el año que viene.

– Esto es un presupuesto. Déjalo así y a partir de las ventas vas haciendo la cuenta de resultados. ¿No te estoy pidiendo tanto, no?

– ¿Y cómo vamos a mejorar el margen en un 0,5% si no tenemos definido ni un lote de producción? ¿Si nos gastamos el dinero en envíos urgentes que aún así llegan tarde al cliente? ¿Si nos están devolviendo y anulando pedidos por no cumplir?¿Lo pongo incluso sabiendo que no vamos a cumplir?

– Sí. Hazlo en el excel. Quiero saber qué números van a quedar así. Creciendo al 10% y mejorando el margen un 0,5%.

– Y todo lo demás igual, ¿no? Sin cambios.

– Eso es.

– Esto es trabajar para nada. Este presupuesto no va a cambiar nada.

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Como se dice al principio de las películas, cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia. ¿O no? …

Estamos en tiempo de presupuestos. Esta situación aunque mejorable, es un buen punto de partida. Se tiene la inquietud de mejorar y son sólo dos los pasos para conseguir que las cosas sucedan: objetivos compartidos y hacer un buen presupuesto (hace falta algo más que un excel).

Es muy importante tener pocos objetivos pero claros. Tres prioridades suele estar bien para no perder el foco. Y a partir de ahí ir exponiendo las ideas y tener humildad para escuchar a los equipos e incorporar sus propuestas. Esta es la mejor forma de traducir los objetivos generales a medidas operativas sobre las que se puede hacer seguimiento.

Pasar tiempo con los equipos y dedicarles nuestra atención es la única forma que conozco de conseguirlo. Además todas las personas saben qué se espera de ellas. Si quieres saber más haz click aquí para leer Cómo mola tener un objetivo.

Si presupuestamos en excel, haremos el seguimiento en excel. Pero todo depende del nivel de detalle. O sino, ¿cómo sabremos que estamos haciendo lo que hemos planificado? ¿o por hacer qué acciones conseguimos o no los objetivos?

Estos son siete puntos a tener en cuenta a la hora de realizar un presupuesto que ayude a generar más dinero. No sé si es posible llevar todos estos puntos en una hoja de excel, por muy complicada que seas. Desde luego yo no lo he conseguido:

1. Detallar las ventas por unidades de producto, precios y clientes. Es una excelente oportunidad para establecer junto con los equipos la estrategia comercial a seguir y fijar las prioridades. Cómo poder enlazar operaciones con comercial.
2. Diferenciar la parte comercial de operaciones. Soy partidario de trabajar en comercial con un coste estándar, independientemente de lo que pase en operaciones. Es decir, que comercial no se vea perjudicado ni beneficiado si la parte operativa lo hace mejor (gana margen) o peor (produce más caro). Así sabremos cuánto está aportando comercial y cuánto está aportando operaciones a mejorar o empeorar el margen.
3. La importancia de la subactividad y la sobreactividad: tampoco operaciones se puede ver afectado en su rendimiento por el desempeño de comercial. Presupuestemos unas horas estándar para establecer los costes. De esta forma evitamos que el coste de los productos dependa del número de horas de trabajo. Es decir, si fabricamos mucho es más barato, y si fabricamos poco es caro. No tiene sentido. El problema no es el número de unidades sino el nivel de actividad de la fábrica. De esta forma además se pueden identificar los cuellos de botella que están mermando nuestra productividad. Echa un vistazo haciendo click aquí a Tus costes no te dicen toda la verdad.
4. Presupuestar número de unidades y coste de cada unidad: no estamos hablando sólo de materias primas, sino también a todos los costes que sean relevantes y de los que queramos hacer seguimiento: costes de personal, amortizaciones de máquina, consumos o energías. De esta forma al hacer seguimiento podremos saber cuál es el impacto sobre la cuenta de resultados de variaciones de precio, o de consumir más o menos unidades de las presupuestadas por unidad producida.
5. Asignar los costes en función de criterios operativos: los costes que denominamos indirectos, por facilidad operativa los asignamos en función del volumen de ventas: decimos que lo más vendido es lo que más costes lleva. Es decir, lo que mejor va siempre está tapando actividades que son deficitarias. Lo lógico es asignarlos por criterios objetivos: por ejemplo en la actividad de picking se puede asignar por número de unidades o líneas de albarán, las paradas de máquina por preparación de lote, las actividades de mantenimiento por horas asignadas a cada sección, …
6. Tener una cuenta de resultados por producto y cliente que cuadra con la contabilidad: cuando asignamos los costes en función de criterios operativos y no por estimaciones o en función del volumen surge el: «No puede ser, lo tengo que revisar». Rentabilidades de clientes y productos que son negativas o cero. Y no pasa nada, porque conociéndolo es un buen punto de partida para cambiar la gestión y generar más dinero. Si quieres conocer algún ejemplo más echa un vistazo a Pierdes dinero con un 20% de tus clientes.
7. Hacer simulaciones: Después de hacer el presupuesto detallado, hay aspectos que se pueden mejorar y volver a presupuestar. Porque está todo detallado ¿Qué pasa si cambio los lotes de producción? ¿Qué ocurre si mejoro la productividad en una sección? ¿Cómo afecta el cambio de precio de una determinada materia prima a mis resultados? ¿Qué pasa si muevo una tarifa?

Si no lo mides, no lo puedes mejorar

El excel es el ERP más extendido en España. Sirve para todo y no vale para nada. No sé si es posible tener un macro libro con hojas vinculadas para tener todos estos detalles, pero es mucho más difícil que esté conectado de forma permanente con tu cuenta de resultados. Nada tiene valor sino tiene repercusión en la cuenta de resultados.

El ahorro está en dedicar el tiempo a pensar en cómo mejorar, y no en pensar en cómo sacar el dato bueno.

Mi recomendación es empezar a «pintar» el modelo de la empresa. Cómo funciona. Cuáles son los centros de costes de la empresa, qué entra y qué sale de cada uno de ellos. Recoger todos los datos de la empresa (los que vienen del ERP, de captura de datos en planta o cualquier otra fuente) y convertirlos en información útil para la toma de decisiones. Siempre ligándolo a la cuenta de resultados. Esta es la forma que yo entiendo para presupuestar, controlar y mejorar nuestro día a día en la empresa. Si nunca antes se ha hecho este ejercicio, la primera vez cuesta. Pero es un primer paso para construir un modelo que ayude a GENERAR MÁS DINERO ALIENANDO A LAS PERSONAS Y LOS EQUIPOS CON OBJETIVOS COMUNES.

Aquí os dejo un modelo para empezar a definir un presupuesto y su seguimiento, donde tienen cabida los 7 puntos mencionados anteriormente.

Si quieres saber más de cómo mejorar los resultados de tu empresa a través de indicadores de gestión, como yo lo hice hace años cambiando la tendencia de una empresa del sector de alimentación (>30 MM de facturación) de pérdidas a beneficios en un año, haz click aquí para conocer nuestra metodología ABM.

Invítame a conectar si quieres tener un contacto diferente como ya dicen otros profesionales. Mi objetivo es aportar para hacer el día a día más fácil. Incluso si no vas a implantar esta metodología en tu empresa, pregúntame todas las dudas que tengas. Te contestaré personalmente en un plazo máximo de tres días y además me servirán de sugerencia para escribir otros artículos que sean de tu interés.

David Díaz Robisco ayuda a gerentes que quieren controlar e impulsar su empresa a través de la creación de información relevante que alinea al equipo con el mercado y reduce los riesgos en la toma de decisiones.

Puedes ponerte en contacto conmigo a través de linkedIn o del correo electrónico david@informacionparalaaccion.com

“La suerte no existe eres tu quien la trae” 

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