PRESUPUESTOS QUE CAMBIAN EL DÍA A DÍA

Cuando no se consiguen los objetivos, siempre hay una excusa válida: llegamos tarde al mercado, la competencia va más barata, nos faltaba personal para dar mejor servicio o nunca se invierte en lo que realmente hace falta.

Vamos a imaginarnos que le damos la vuelta a la pregunta. Si todas esas excusas se solventasen porque se ponen los medios adecuados, ¿con cuánta mejora se compromete el equipo? De boquilla es fácil hablar, pero comprometerse por escrito es más difícil.

Si a un comercial se le pregunta cuánto más va a vender si se ponen los precios que él cree adecuados, o se le dan todas las herramientas que él pide, seguirá siendo difícil que se comprometa. Surgirán nuevas excusas: depende de lo que haga la competencia, o de la situación económica, o de la política de cada empresa.

A todo lo comentado, sumamos que la empresa presenta unos números distintos dependiendo si es para: cumplir el expediente con los bancos; pagar los variables del personal; o comunicación con los accionistas o inversores. Y además, esos números no son conocidos ni compartidos por toda la organización. No nos extrañe luego escuchar «El papel lo aguanta todo».

Es una situación bastante habitual. Se tiene un presupuesto para cumplir o para quedar bien. O se tiene la cifra de inventario para ponerla en el balance a fin de año. Se tienen números pero no se transforman en información para mejorar la gestión del día a día.

EN UN PRESUPUESTO QUE SIRVE PARA CONTROLAR Y MEJORAR LA GESTIÓN, LOS NÚMEROS SON EL RESULTADO DE LAS DECISIONES

Empezamos a construir el presupuesto por las ventas. No vale con presupuestar la cifra de negocio, hace falta saber:

Qué productos/servicios va a llevar cada cliente.
Qué tarifa vamos a aplicar.

Dentro de la estrategia comercial, si planteamos un crecimiento en ventas tenemos que especificar si es vendiendo más a los mismos clientes (y qué es ese más) o si vamos a captar nuevos clientes, qué estrategia vamos a seguir y qué costes va a tener.

¿Tiene sentido la tarifa y sus condiciones en el conjunto de la empresa y para cada cliente en particular? ¿Tienen sentido las previsiones por cliente? ¿Hemos consensuado la estrategia con el Departamento Comercial?

Una vez que ya tenemos qué vamos a vender y a quién vamos a vender, es mucho más fácil sacar los costes directos relacionados con la venta .y tener un margen bruto.

¿Hemos hablado con operaciones para saber si hay problemas en el suministro? ¿Hemos identificado los cuellos de botella? ¿Hemos mejorado los costes estandarizando procesos? ¿Hay problemas operativos con nuevos lanzamientos? ¿Operaciones y Comercial están de acuerdo en la política de stocks de seguridad y en los plazos de lanzamiento? ¿Cómo adaptamos los costes de la empresa a las variaciones de volumen que puede haber en el mercado? ¿Hemos incluido los costes de las acciones de comercialización?

Desgraciadamente estos costes se dan por “insalvables”, cuando una buena gestión de los mismos daría mayor flexibilidad y capacidad de reacción a las empresas:

¿Están identificadas los costes fijos con actividades necesarias para el funcionamiento de la empresa? Es decir, ¿sabemos cuántas personas hacen falta por cada departamento si crece o decrece la facturación? ¿si atendemos más o menos clientes?
¿Sabemos si es mejor tener el proceso en casa o subcontratarlo?

Si todo tu presupuesto está detallado, si todos los números tienen un sentido porque están calculados desde el detalle hasta tener un sentido global, entonces será mucho más fácil saber qué estás consiguiendo y por qué lo estás consiguiendo.

Empezarás a tener indicadores válidos que te ayuden a conocer cómo marcha tu negocio, sin necesidad de esperar a fin de mes, y te centrarás en los que más impacto tengan sobre tus estados financieros. Los primeros presupuestos no son los mejores, pero son el punto de partida para tomar el control de tu empresa.

Anticípate. No dejes que el día a día ahogue tus retos.

Que todo tu trabajo sirva para mejorar el día a día de los equipos y no para cumplir el expediente.

David Díaz Robisco ayuda a gerentes que quieren controlar e impulsar su empresa a través de la creación de información relevante que alinea al equipo con el mercado y reduce los riesgos en la toma de decisiones.

Puedes ponerte en contacto conmigo a través de linkedIn o del correo electrónico david@informacionparalaaccion.com